Job Recorder 導入事例

導入事例

CASE STUDY 001

株式会社 豊和 様
業種 商事(事務機器・OA関連)
職種 サービスエンジニア
直行、直帰が多い社員の勤怠管理と動態管理がスマートフォンアプリで実現し、業務効率アップ!
株式会社 豊和
代表取締役 秋山治美
■ 企業プロフィール

オフィスにおけるハードウェアやシステムを、導入から保守サポートまで一貫して提供することを目指し、お客様のオフィスをトータルに支援します。

公式http://www.copy-ya.net/
Before
勤怠管理
After
動態管理
 
外勤者の勤怠管理は、管理職への業務開始の電話またはメールでした。
勤怠管理
スマートフォンによる出退勤処理が可能。

GPS連動で「位置」も記憶されるので、勤怠ステータスの把握が容易になり、勤怠状況の「見える化」が実現できました。
動態管理
Before
業務日報
After
日報から解放
 
業務日報を業務終了後に作成していました。
1日単位の管理となり、管理者は週単位や月単位での担当者の訪問先の情報把握がアバウトになっていました。
業務日報
スマートフォンからチェックイン、チェックアウトの処理だけで、日報から解放されました。
管理者は、担当者ごとや顧客ごとなど多数の切り口で訪問状況を把握でき、リプレイスタイミングを逃しません。
日報から解放
経緯
社員の業務効率化と訪問履歴管理ができるサービスを求め
多数の顧客を抱えるサービスエンジニアの間接業務負荷を低減し生産性の向上を図りたい。

1人のサービスエンジニアは、200件程度の顧客を月1回の定期訪問をするミッションがありますが、その間に障害で定期訪問とは別に訪問が必要な顧客があります。
地域によっては、移動距離も長い社員も少なくありません。
また、日々の業務日報作成は1日の業務完了後に作成する必要があり、社員のスキルなどによって内容の精度にもばらつきがありました。
社員の業務効率化と訪問履歴管理ができるサービスを求め
課題
本来業務であるメンテナンス業務のみに特化
余分な業務負荷を低減し、本来のメンテナンス業務の質を向上しながら訪問先の顧客や作業内容の把握をしたい。

業務開始・終了の連絡メール、業務日報など、サービスエンジニアの業務はメンテナンス業務ばかりでなく、日々の付帯業務がつきものです。それらの付帯業務は、社員ばかりの負担ではなく管理する側のマネージャーの負担も大きく、業務効率化において双方の課題となっていました。
Job Recorderを利用することで、間接業務の負担軽減と勤怠状況の見える化に加えて、動態管理により業務日報作成からの解放を図りました。
本来業務であるメンテナンス業務のみに特化
効果
業務の見える化で効率アップ
業務効率アップによるコスト削減

サービスエンジニアと業務部との間の業務効率が格段にアップしました。従来より定期メンテナンス以外のスポットの修理連絡や業務部からの連絡は、すべて電話やメールで行なっていました。
Job Recorder導入後は、勤怠情報の把握が容易なことに加え、『メッセージ送信』機能でメンバーへの資料送付まで対応でき、連絡や報告がスムーズになりました。メッセージはスマホにPUSH通知され、メッセージが閲覧されると業務部側に既読日時が記録される点もとても便利です。
業務の見える化で効率アップ
展望
動態管理詳細情報分析で営業支援データにする
動態管理の本来の機能活用に向けて

動態管理にて記録されたデータを詳細に解析し、今後はサービスエンジニアのスキルアップによる効率化と顧客の複合機の利用状況の把握と障害発生時期や障害発生箇所の把握により、お客様の業務効率をお手伝い可能な提案とサポートを心がけていけるような体制を整えたいと思います。
動態管理詳細情報分析で営業支援データにする